Maken van een project

Adviezen worden aangevraagd door een consulent van een klant. We maken in WATCH een project aan waarin we voor een bepaalde klant de adviesaanvragen kunnen ontvangen, de adviezen kunnen schrijven en deze vervolgens kunnen uitleveren.

Aanmaken van een klant

Scherm: Cliëntvolgsysteem > Beheer > Klanten

Allereerst worden de klantgegevens ingevoerd in het klantenbeheerscherm.

Figuur 1 Klantgegevens worden ingevoerd in het klantenbeheerscherm

Scherm: Cliëntvolgsysteem > Beheer > Projecten

Vervolgens maken we in het projectenbeheerscherm een project aan voor de klant.

Figuur 2: In het projectenbeheerscherm wordt een project aangemaakt voor de klant

Scherm: Cliëntvolgsysteem > Calculatie > Producten selecteren

Nadat we in een eerder stadium al producten hebben aangemaakt en nu ook een project, is het tijd om producten aan het project te koppelen. In het “Producten selecteren” scherm koppelen we de producten die we gaan leveren aan het project.

Figuur 3 Koppelen van producten aan een project.

Boven in het scherm voegen we eerst de producten toe met daarbij de aantallen die we voor het project gaan leveren.

Nadat alle te leveren producten aan het project zijn toegevoegd, klikken we op de “vul componenten” knop. Hierdoor worden de componenten waaruit de producten zijn opgebouwd onder in het scherm getoond. Per component is het nu mogelijk om middels een multiplier meer tijd voor het uitvoeren van de stap te reserveren.

Voorbeeld:

Standaard is 1 uur voldoende voor het schrijven van dit advies. Voor dit project denken we dat er 1 uur en 12 minuten nodig is per advies. We voeren daarom voor de component “Dummy advies” een multiplierwaarde in van 1.1.

Ook is het mogelijk om handmatig nog extra componenten aan het project toe te voegen.

In het componenten blok zien we per component nu de totaal benodigde tijd. Rechtsonder in het scherm zien we nog de totale tijd die we denken nodig te hebben voor het leveren van alle adviezen voor dit project.

Scherm: Cliëntvolgsysteem > Calculatie > Prijzen berekenen

We weten nu welke producten we gaan leveren voor het project. We weten uit welke componenten elk product is opgebouwd. We weten welke deskundigheid er nodig is voor het realiseren van een component en we weten hoeveel van deze deskundigheid we nodig hebben. We weten ook welke uurprijs er hangt aan een bepaalde deskundigheid.

Met deze informatie kunnen we nu in het “Prijzen berekenen” scherm de prijzen berekenen die we gaan hanteren voor de producten voor dit project.

Figuur 4 Berekenen van de productprijzen voor een project

Deskundigheid

In het bovenste deel van het scherm zien we per deskundigheid een regel met daarin de prijsberekening voor de verkoopprijs van deze deskundigheid.

Kostprijs

De default “uren kostprijs” is de kostprijs zoals deze is opgeven in het “Cliëntvolgsysteem > Productbeheer > Deskundigheden” scherm. Deze kostprijs is hier handmatig te overschrijven.

Winst/risico

De default toeslag voor winst/risico is een systeeminstelling (in dit voorbeeld 15%). Dit percentage is hier ook handmatig te overschrijven.

Verkoopprijs

Op basis van de uurprijs en de winstopslag wordt vervolgens de verkoopprijs berekend.  Ook de hier berekende prijs is hier nog aan te passen.

Producten

Met de prijzen per deskundigheid zoals deze in het eerste blok van het scherm berekend zijn, worden nu in het tweede blok de verkoopprijzen per product berekend.

Facturatie

WATCH cliëntvolgsysteem maakt gebruik van de WATCH Projectbeheer facturatiemodule voor het genereren en verzenden van facturen. Facturen in WATCH worden genereerd op basis van uren, artikelen en overige kosten.

Door op de “doorvoeren” knop te drukken wordt er een artikelgroep gemaakt met daarin een artikel per product en de prijzen zoals deze in het producten blok zijn te zien.

Als een artikelprijs in het rood wordt weergegeven, betekent dit dat deze afwijkt van de berekende stukprijs.

Exporteren

Door middel van de export knoppen wordt een Word-document gegenereerd met daarin de prijslijst in tabelvorm voor het project. Deze prijslijst kan bijvoorbeeld gebruikt worden in de offerte voor het project.

Scherm: Cliëntvolgsysteem > Beheer > Projecten++

Tijdens het calculatieproces wordt per component automatisch een projectonderdeel aangemaakt. Per projectonderdeel zijn tevens automatisch de begrote uren en het uurtarief ingevoerd. In het resource deel van het projecten++ scherm kunnen medewerkers gekoppeld worden aan de projectonderdelen.

Alle medewerkers die meewerken aan het project moeten als resource aan een of meer projectonderdelen gekoppeld worden.

Figuur 5 Tijdens de calculatie worden automatisch projectonderdelen gemaakt; medewerkers worden vervolgens aan de projectonderdelen gekoppeld als resource

Scherm: Urenregistratie > Urenregistratie > Medewerker

Als er medewerkers als resource gekoppeld zijn aan projectonderdelen, dan kunnen ze daar in de WATCH urenregistratie module vervolgens uren op registeren. Door op deze manier de werkelijk bestede tijd vast te leggen, wordt een goede evaluatie van het project mogelijk.

Figuur 6 In het urenregistratiescherm kunnen de gewerkte uren op componentniveau worden geregistreerd

Er zijn in WATCH verschillende rapportages aanwezig waarbij de begrote uren vergeleken kunnen worden met de werkelijke uren om zo het verschil daartussen inzichtelijk te maken.