WATCH Cliëntvolgsysteem werkt voor u
Compleet, flexibel en veilig
ALS WMO Adviesbureau krijgt u met WATCH Cliëntvolgsysteem grip op uw eigen proces. Compleet, flexibel en veilig. WATCH biedt het Cliëntvolgsysteem dat werkt voor u!
WATCH Cliëntvolgsysteem is flexibel in te richten zodat het nauw aansluit op uw adviesproces, van aanvraag tot en met terugkoppeling. De module is uitstekend losstaand te gebruiken. U kunt de module echter ook aanvullen met de andere WATCH modules. Alle WATCH modules sluiten naadloos op elkaar aan. Informatie uit het ene onderdeel is ook beschikbaar in de andere. Dat scheelt u niet alleen tijd, het voorkomt ook fouten!
Het geheel van modules vormt een stabiel, betrouwbaar en AVG-proof platform voor uw gehele proces.
Ontwikkeling WATCH Cliëntvolgsysteem
Wij hebben het WATCH Cliëntvolgsysteem ontwikkeld met het WATCH Projectbeheersysteem als basis. Dit platform biedt door haar structuur een enorme flexibiliteit. Door de basisstructuur altijd als uitgangspunt in het oog te houden, blijft het systeem ook bij het toevoegen van extra functionaliteit zeer stabiel. Naast WATCH Cliëntvolgsysteem kunt u daardoor bovendien ook gebruik maken van de WATCH Projectbeheer modules.
Hoe werkt de module WATCH Cliëntvolgsysteem ?
Per gemeentelijke opdrachtgever kunt u in WATCH Cliëntvolgsysteem uw producten samenstellen en de prijzen calculeren. De consulent van de gemeente krijgt een eigen login om de adviesvraag te stellen. De adviesvragen komen bij u binnen om te registreren, in te plannen en te beantwoorden. In WATCH Cliëntvolgsysteem handelt u alle aanvragen gestructureerd af.
Registreer iedere adviesaanvraag
In WATCH Cliëntvolgsysteem maakt u per gemeentelijke consulent een login aan. De consulent kan met deze persoonlijke inlog een adviesaanvraag indienen in de front end van WATCH Cliëntvolgsysteem. Nadat de consulent de adviesvraag samen met de bijbehorende cliëntgegevens heeft ingediend, bepaalt u welk product bij deze vraag hoort en koppelt u de juiste adviseur aan de aanvraag.
Plan een bezoek of spreekuur
U plant vervolgens in het systeem een afspraak tussen de cliënt en de adviseur. De gesprekken kunnen plaatsvinden op een centrale locatie, maar de afspraken kunnen ook bij de cliënt thuis plaatsvinden (keukentafelgesprek). Wilt u meerdere keukentafelgesprekken op een dag plannen? Maak dan gebruik van de kaartfunctionaliteit in de module om zo de meest efficiente route te bepalen.
Bij het plannen van een afspraak kunt u indien gewenst een uitnodigingsbrief genereren als pdf of worddocument. WATCH voegt dan de informatie van de cliënt, de afspraak en de adviseur samen met een door u zelf te definiëren brieftemplate.
Als herinnering kunt u het systeem automatisch SMS berichten laten versturen aan de cliënt (als er een mobiel nummer bekend is). Op deze manier kunt u het aantal no-shows reduceren.
Schrijf het advies
Uw adviseurs kunnen bij het schrijven van het advies gebruik maken van door u gedefinieerde advies templates en adviesblokken. U kunt deze blokken voorzien van een standaardtekst die de adviseur vervolgens nog kan aanpassen. U kunt in een adviesblok ook een lijst met voorgedefinieerde opties aanmaken. De adviseur kiest dan de tekstoptie die van toepassing is. De adviseur kan ook deze teksten daarna nog aanpassen.
Op basis van de adviesblokken, de gegevens van de cliënt, de gegevens van de adviseur en de adviesvraag genereert u vervolgens met een druk op de knop een compleet advies als pdf of worddocument.
Lever het advies op
Als een advies gereed is, stelt u deze aan de consulent beschikbaar in de front end van WATCH Cliëntvolgsysteem. De consulent krijgt dan een e-mail met het bericht dat hij of zij het advies kan downloaden.
De front end van WATCH Cliëntvolgsysteem biedt de consulent van de gemeente inzicht in:
- de ingediende adviesaanvragen die nog niet in behandeling zijn genomen;
- de voortgang van de ingediende adviesaanvragen die in behandeling zijn genomen;
- de opgeleverde adviezen van de afgeronde adviesaanvragen.
Houd zicht op de doorlooptijden
U kunt in WATCH Cliëntvolgsysteem per productcomponent de maximale doorlooptijd opgeven. De optelsom van deze doorlooptijden geeft de maximale doorlooptijd per product weer waaraan u de werkelijke doorlooptijd door middel van een rapportage kunt toetsen. Zo kunt u controleren of doorlooptijden van lopende adviesaanvragen niet overschreden worden en kunt u ook al geleverde adviestrajecten evalueren op doorlooptijd.
Aanvullende WATCH modules gebruiken in combinatie met WATCH Cliëntvolgsysteem
U kunt WATCH Cliëntvolgsysteem aanvullen met andere WATCH modules. Alle WATCH modules sluiten naadloos op elkaar aan. Informatie uit het ene onderdeel is ook beschikbaar in de andere. Dat scheelt u niet alleen tijd, het voorkomt ook fouten! We lichten hieronder een aantal modules voor u uit. Alle modules vindt u in het moduleoverzicht.
Urenregistratie
Met de module Urenregistratie krijgt u grip op de inzet van uw medewerkers en adviseurs. De diverse rapportages in de module geven u inzicht in de effectiviteit van uw organisatie. De urenregistratiemodule is eenvoudig in gebruik.
Bekijk de mogelijkheden van de module Urenregistratie.
Facturatie
U kunt de geleverde adviestrajecten ook in WATCH (automatisch) factureren. De factuur laat zien zien welke aantallen van een bepaald product u geleverd heeft. De prijzen zijn gebaseerd op de prijzen die u in WATCH Cliëntvolgsysteem zelf heeft gecalculeerd. In de factuurbijlage zijn de afzonderlijke geleverde adviezen zichtbaar.
Bekijk de mogelijkheden van de module Facturering.
Support
In de WATCH module Support kunt u klanttevredenheidsonderzoeken uitvoeren. Deze onderzoeken kunt u uitzetten bij cliënten, maar ook bij consulenten.
Bekijk de mogelijkheden van de Supportmodule.
Ondersteuning
Uiteraard helpen wij u graag bij de eerste inrichting. En mocht u vervolgens toch nog wensen hebben, dan is maatwerk tegen lage tarieven altijd mogelijk.
Functionaliteitsoverzicht
In het functionaliteitsoverzicht staan de belangrijkste mogelijkheden die de WATCH-modules u bieden op een rij.
Demonstratie
Vraag een kosteloze demonstratie van WATCH aan bij u op locatie.