Uitnodigingsbrief templates

Scherm: Cliëntvolgsysteem > Documenten > Document templates

Als in het WATCH Cliëntvolgsysteem een afspraak gepland wordt tussen een adviseur en een cliënt kan er een uitnodigingbrief gegenereerd worden. Deze uitnodigingsbrief wordt gemaakt op basis van een voorgedefinieerde documenttemplate. Een documenttemplate bestaat uit teksten die aangevuld kunnen worden met verschillende soorten {tags}. De teksten uit de template worden letterlijk opgenomen in de gegenereerde uitnodiging. De {tags} worden bij het genereren van de uitnodiging vervangen door de werkelijke waarden behorend bij de adviesaanvraag en de afspraak.

Figuur 1 Het beheerscherm voor het maken van document templates

Bij het maken van een brieftemplate voor de planning kiezen we bij het veld type voor “planning”. Als we de brief willen adresseren aan de cliënt kiezen we bij adres voor “contactpersoon. Als we bij adres kiezen voor relatie wordt de brief geadresseerd aan de gemeente.  

Er zijn verschillende soorten tags die in een document template voor een uitnodigingsbrief gebruikt kunnen worden.

{huidige_datum}

De {huidige_datum} is de datum waarop de brief gegenereerd wordt.

{advies_client_code}

Op de plek van deze tag wordt de unieke clientcode van de adviesaanvraag in de uitnodigingsbrief weergegeven.

{advies_consultant}

Op de plek van deze tag wordt de naam van de adviseur met wie de afspraak is gemaakt getoond.

{klant_naam}

Deze tag wordt gebruikt om de naam van de opdrachtgever in de brief te tonen.

{afspraak_datum}

Deze tag toont de datum van de ingeplande afspraak.

{afspraak_datum_dag}

Deze tag toont de datum van de afspraak in een formaat waar dag en maand worden geschreven, bijvoorbeeld “woensdag 19 juni 2019”.

{afspraak_starttijd}

Met deze tag wordt de aanvangstijd van de afspraak in de brief opgenomen.

{afspraak_eindtijd}

Met deze tag wordt de eindtijd van de afspraak in de brief getoond.

{afspraak_locatie}

Met deze tag kan de locatie van de afspraak in de brief worden getoond. Dit is de waarde zoals deze in het locatieveld van de afspraak pop-up kan worden ingevoerd.

{medewerker_naam}

Dit is de naam van de medewerker die de brief genereerd tijdens het invoeren van de afspraak tussen de adviseur en de cliënt.

Figuur 2 Automatisch gegeneerde uitnodigingsbrief op basis van een template.