SMS-herinneringen

Het WATCH Cliëntvolgsysteem biedt de mogelijkheid om cliënten voorafgaand aan een afspraak een SMS-herinnering te sturen.

Op de server draait een script dat elke dag op een bepaald tijdstip (bijvoorbeeld 10:00 uur) de SMS-functionaliteit start. Het systeem gaat dan op zoek naar alle afspraken die er gemaakt zijn met contactpersonen van het type “cliënt”. Iedere cliënt waarvoor een geldig mobiel telefoonnummer wordt gevonden en waarvoor over een aantal dagen een afspraak in de agenda staat, ontvangt vervolgens automatisch een SMS.

SMS Instellingen

Scherm: Agenda & Planning > Instellingen > Systeeminstellingen

In de SMS tab van het systeeminstellingenscherm van de WATCH Agenda & planning module geven we aan hoe de SMS eruitziet en wanneer deze verzonden wordt.

Actief

Door middel van dit vinkvakje kan de SMS herinnering functionaliteit aan- en uitgezet worden.

Afzender

In dit veld kan aangeven worden welk nummer als afzender van de SMS gebruikt wordt. Dit nummer moet eerst door ons geactiveerd worden. Neem daarvoor contact met ons op.

Tekst

In de tekst van de SMS kan door het plaatsen van tags informatie van de afspraak worden opgenomen. Middels de “tags” keuzelijst kunnen tags worden toegevoegd voor de datum en de starttijd van de afspraak, de locatie van de afspraak en de medewerker (adviseur) waarmee de cliënt een afspraak heeft.

Dagen voor de afspraak

De dagen voor de afspraak geven aan wanneer de SMS verzonden wordt. Een waarde van 2 betekent dat er twee dagen voor de afspraak een SMS verzonden wordt.

SMS test pagina

WATCH bevat een test pagina voor de SMS-functionaliteit waar een tweetal zaken kan worden getest voordat de functionaliteit voor het automatisch versturen van een SMS-herinnering wordt geactiveerd.

Test SMS versturen

Op de eerste tab kan een test-SMS verstuurd worden. Er wordt vanaf deze SMS-test tab slechts één SMS tegelijkertijd verstuurd. De tekst die hier standaard getoond wordt, is de tekst zoals deze is ingevoerd in systeeminstellingenscherm.

Figuur 3 Test SMS versturen voor een specifieke afspraak

Controle telefoonnummers

Om een SMS-herinnering te kunnen versturen hebben we een geldig mobiel telefoonnummer nodig. Bij het invoeren van een nieuwe mobiel nummer in het contactpersonenbeheerscherm controleren we of het nummer geschikt is voor het ontvangen van een SMS. In de ”CONTROLEER GELDIGE TELEFOONUMMERS” tab kunnen we controleren of er mobiele nummers aanwezig zijn die niet geschikt zijn voor het verzenden van een SMS.

Voor het versturen van een SMS ondersteunen we de volgende formaten om een mobiel nummer op te slaan:

• 0031654724399
• 0654724399
• 06-54724399
• +31654724399

Ook is het mogelijk om een lijst te genereren van cliënten waarbij het mobiele nummer ontbreekt. De knop "controleer ontbrekend" genereert een spreadsheet met daarin alle contactpersonen met de functie "client" die gekoppeld zijn aan een klant waarvoor een lopend project aanwezig is en waar het veld voor het mobiele nummer leeg is.

Figuur 4 Lijsten genereren van ongeldige mobiele nummers en ontbrekende mobiele nummers

SMS kosten

De kosten per verzonden SMS zijn afhankelijk van het aantal SMS-berichten dat er per maand verstuurd wordt. Bij het in rekening brengen van de SMS-kosten maken we gebruikt van de volgende staffel:

In onderstaande voorbeelden wordt de gehanteerde rekenmethode verduidelijkt met 100, 300 en 1200 SMS-berichten per maand.

Voorbeeld 100 SMS per maand

Voorbeeld 300 SMS per maand

Voorbeeld 1200 SMS per maand